Dbałość o jakość obsługi klienta to podstawowa kwestia w każdej firmie, która chce się utrzymać na rynku. Proces obsługi klienta zaczyna się już od pierwszego kontaktu z firmą, a kończy na dostarczeniu towaru i rozliczeniach. Jednym z elementów tego procesu jest również obsługa magazynowa oraz transport.

Jak funkcjonuje magazyn?

Od tego, jak funkcjonuje magazyn danej firmy, zależy w dużej mierze sukces konkretnego przedsiębiorstwa. Tak istotne jest zatem, aby wszelkie procesy w tym obszarze były dopracowane i weryfikowane. Wiele firm o tym zapomina, co później może się przełożyć na realne straty.

Narzędziem, które wspiera proces zarządzania jest audyt magazynu. Według podstawowej definicji audyt magazynu ma za zadanie zidentyfikować obszary, które wymagają modyfikacji, poprawić wydajność i produktywność wybranych operacji oraz sprawdzić i skontrolować standardy i procedury, które już funkcjonują w firmie.

Dodatkowo dzięki audytowi firma może oszczędzić koszty oraz wdrożyć niezbędne zmiany czy technologie, które poprawią jakość i zoptymalizują proces w zidentyfikowanych słabszych punktach.

Jak przebiega audyt magazynu?

W celu przeprowadzenia rzetelnej oceny sytuacji niezbędne jest zebranie wszelkich danych związanych z procesem magazynowym. Chodzi o dane dotyczące przepływu towarów, zdefiniowanie punktów wejścia i wyjścia oraz składowania. Ważne jest również określenie ram czasowych oraz ilościowych związanych z całym procesem. Dane mogą być ilościowe oraz jakościowe.

Istotne jest również określenie działów bezpośrednio współpracujących z magazynem i ocena danych. Na przykład ilość zamówień przyjętych do realizacji przez dział sprzedaży, szybkość realizacji tych zamówień na magazynie od przyjęcia do wysłania do klienta, ilość błędów w realizacji czy uszkodzeń w dostawach.

Kiedy przeprowadzać ocenę magazynu?

Najlepsze rozwiązanie to regularne przeprowadzanie kontroli. Mimo przyjętych standardów czy procedur pracownicy mogą z różnych względów nie stosować się do nich rzetelnie, a co się z tym wiąże, będą się pojawiały problemy oraz błędy.

Audyt magazynu jest niezbędny, gdy kadra zarządzająca zauważy zwiększone, niczym nieuzasadnione koszty, zwiększenie liczby pomyłek czy uszkodzeń towaru w magazynie czy w dostawach. W takich sytuacjach trzeba reagować dość dynamicznie, aby ograniczyć kolejne zaniedbania czy problemy oraz powstające w ten sposób dodatkowe koszty.